Política de Privacidade e Governança de Dados

1. Informações Gerais e Controlador

A presente Política de Privacidade e Governança de Dados ("Política") tem como objetivo informar de maneira clara, objetiva e transparente como a Docmine Tecnologia ("Docmine", "nós" ou "Controladora") realiza o tratamento de dados pessoais e documentos digitais em sua plataforma de gestão documental em nuvem, acessível via docmine.com.br.

O Docmine atua como solução de infraestrutura de alta confiabilidade para escritórios de advocacia, consultorias contábeis, departamentos corporativos e organizações que exigem os mais rigorosos padrões de segurança da informação, integridade e sigilo profissional.

2. Definições Aplicáveis

• Dado Pessoal: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (art. 5º, I, LGPD).
• Titular: Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
• Documento Custodiado: Arquivos em formato Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), PDF ou correlatos armazenados, visualizados e editados dentro da plataforma Docmine.
• Trilha de Auditoria: Registro temporal cronológico, rastreável e criptograficamente verificado de todas as ações executadas sobre um arquivo ou pasta.
• Controlador e Operador: Nos termos da LGPD, a organização contratante atua prioritariamente como Controladora dos dados contidos em seus documentos custodiados, enquanto o Docmine atua como Operador de infraestrutura tecnológica segura.

3. Dados Coletados e Natureza do Tratamento

Coletamos e processamos exclusivamente os dados estritamente necessários para a execução dos nossos serviços corporativos:

1. Dados Cadastrais do Usuário: Nome completo, endereço de e-mail corporativo, número de telefone, cargo, nome da empresa/escritório contratante e credenciais criptografadas de acesso.
2. Metadados Operacionais e de Auditoria: Endereço IP de origem, data e horário das operações, identificador de sessão, navegador e sistema operacional utilizado, histórico de versões de documentos, registros de edição simultânea e registros de concessão/revogação de permissões.
3. Conteúdo dos Documentos em Nuvem: Textos, tabelas, fórmulas e comentários inseridos nos documentos Word, Excel e PowerPoint trabalhados no editor web do Docmine. Ressaltamos que a Docmine não comercializa, não realiza mineração e não utiliza o conteúdo dos seus documentos para treinamento de modelos públicos de inteligência artificial de terceiros sem autorização explícita.
4. Dados de Faturamento: Dados da empresa contratante (Razão Social, CNPJ, endereço fiscal, dados de pagamento e faturamento).

4. Finalidades do Tratamento e Bases Legais

O tratamento de dados pessoais no Docmine possui finalidades específicas respaldadas pelas bases legais da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018):

• Execução de Contrato (Art. 7º, V): Disponibilização do ambiente seguro para upload, visualização, edição online colaborativa, custódia e recuperação de documentos corporativos.
• Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória (Art. 7º, II): Armazenamento obrigatório dos registros de conexão e acesso a aplicações de internet pelo prazo legal mínimo de 6 (seis) meses, conforme exigido pelo art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), bem como retenção de notas fiscais e dados tributários.
• Legítimo Interesse e Segurança (Art. 7º, IX): Prevenção contra fraudes, proteção contra acessos não autorizados, rastreamento de violações de segurança e geração de trilhas de auditoria para integridade probatória em favor dos próprios clientes.

5. Padrões de Segurança e Criptografia

A segurança é o alicerce fundamental do Docmine. Aplicamos defesas em múltiplas camadas:

• Criptografia em Repouso: Todos os arquivos e volumes em disco são cifrados utilizando algoritmo AES-256 GCM (Advanced Encryption Standard de 256 bits).
• Criptografia em Trânsito: Toda comunicação entre seu navegador e nossos servidores ocorre obrigatoriamente através de túneis TLS 1.3 (Transport Layer Security) com suites de cifras seguras e Perfect Forward Secrecy (PFS).
• Permissões Granulares (RBAC): Mecanismos nativos de controle de acesso por pasta e por documento em níveis: Leitor, Revisor de Minutas e Gestor.
• Trilhas com Assinatura Hash SHA-256: Cada salvamento automático e versão de documento recebe carimbo temporal e hash criptográfico imutável.
• Isolamento Lógico Multitenant: Separação rígida de diretórios e bases de dados entre organizações clientes, impedindo qualquer vazamento cruzado.

6. Compartilhamento de Dados com Terceiros

O Docmine não vende, não aluga e não compartilha dados pessoais ou documentos corporativos com terceiros para fins de marketing ou monetização. O compartilhamento restringe-se a:

• Provedores de Infraestrutura de Nuvem: Data centers de classe mundial certificados sob normas ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II e HIPAA, responsáveis pela hospedagem dos servidores e armazenamento redundante.
• Gateways de Pagamento: Processadores de transações bancárias e faturamento para liquidação de assinaturas sob estrita conformidade PCI-DSS.
• Autoridades Públicas e Judiciais: Mediante determinação legal ou ordem judicial expressa e fundamentada de autoridade competente.

7. Retenção e Descarte de Dados

Os dados pessoais e arquivos são mantidos pelo período de vigência da assinatura do serviço ou conforme prazos legais específicos:

• Documentos Custodiados: Mantidos disponíveis durante a contratação ativa. Após eventual cancelamento, o cliente dispõe de até 30 (trinta) dias para exportação completa de seu acervo documental, após o que os dados são expurgados com sobrescrita segura.
• Logs de Auditoria e Acesso: Retidos por no mínimo 6 meses (Marco Civil da Internet) ou pelo período acordado no plano contratado (até 5 anos para trilha de governança fiscal e legal).

8. Direitos do Titular de Dados

Em conformidade com o artigo 18 da LGPD, o Titular possui o direito de solicitar a qualquer momento e gratuitamente:

1. Confirmação da existência de tratamento e acesso aos seus dados;
2. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
3. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos;
4. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço similar;
5. Informação sobre compartilhamento e entidades terceiras envolvidas;
6. Revogação do consentimento, quando aplicável.

As solicitações podem ser formalizadas diretamente ao nosso Encarregado pelo e-mail: privacidade@docmine.com.br.

9. Política de Cookies

O Docmine utiliza cookies técnicos estritamente necessários para viabilizar o login com segurança, manter a sessão ativa durante a edição de planilhas e documentos, balancear a carga e proteger contra ataques de Cross-Site Request Forgery (CSRF). Não utilizamos cookies intrusivos de rastreamento de terceiros em nossa área de trabalho segura.

10. Termos de Uso e Custódia Documental

Ao utilizar os serviços do Docmine, a organização contratante e seus usuários autorizados declaram estar cientes e de acordo com as seguintes condições de uso:

• Responsabilidade pelo Conteúdo: O usuário é o único responsável pela licitude, veracidade e legitimidade dos documentos inseridos na plataforma. É expressamente vedado o uso para finalidades ilícitas, disseminação de malware ou violação de direitos autorais.
• Guarda de Credenciais: Cada usuário deve zelar pela confidencialidade de sua senha pessoal e token de autenticação de dois fatores, não devendo compartilhá-los com terceiros.
• Disponibilidade e SLA: O Docmine compromete-se a manter disponibilidade de 99,9% no plano Enterprise e infraestrutura de alta disponibilidade com backups programados.

11. Encarregado de Proteção de Dados (DPO) e Contato

Para esclarecimentos sobre esta política, exercício de direitos de titularidade ou relatos de incidentes de segurança, nosso canal oficial de comunicação está à disposição:

• Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO): Comitê de Segurança e Privacidade Docmine
• E-mail Direto: privacidade@docmine.com.br
• Atendimento Geral: contato@docmine.com.br
• Sítio Eletrônico: https://docmine.com.br